Le début de l'automatisation
La voie de l'automatisation
Qu'est-ce qui sera automatisé ?
Afin d'automatiser les flux de travail dans la production d'imprimés, il faut d'abord identifier les processus existants à améliorer. Une fois le choix du logiciel fait, l'étape suivante est la mise en place de l’automatisation. Ces étapes sont réalisées par nos consultants en flux de travail en collaboration avec l'imprimerie concernée. Les processus actuels et cibles sont visualisés, par exemple à l'aide de cartes conceptuelles.
Évaluer le statu quo
Le point de départ est une analyse complète du paysage des processus. Pour chaque produit d'impression, le consultant en flux de travail enregistre le parcours depuis les commandes entrantes jusqu'à l'impression, la finition et la logistique, en passant par la préparation des données (prépresse). L'enregistrement et la documentation corrects des processus actuels sont une condition préalable à l'automatisation. Les différentes étapes du processus sont examinées sous différents angles. Il est très important que le consultant en flux de travail s'entretienne avec les personnes impliquées dans le processus et celles responsables du produit ou de la production. La collaboration active des responsables de la production de l'imprimerie est extrêmement importante.
L'inventaire est terminé, les processus identifiés sont présentés, y compris les déficiences et les faiblesses détectées ainsi que les "fruits mûrs", c'est-à-dire les processus qui peuvent être optimisés avec relativement peu d'efforts :
- analyser les processus existants
- les « fruits à portée de main »
- sélectionner le produit/le flux de travail approprié
- identifier les activités redondantes
Définir les processus cibles
Souvent, les processus n'ont pas changé depuis des années, car « on ne change jamais un système qui marche ». Même lorsque les conditions de production changent (nouvelles machines, nouveaux logiciels, nouveaux produits), les routines familières sont souvent conservées. Il est peu judicieux d'automatiser ces processus non optimaux.
Cette étape détermine la portée de l'automatisation des processus. Les processus peuvent être automatisés tels qu'ils ont été identifiés lors de l'analyse de l'inventaire. Ou - comme on peut le voir sur l'image - le paysage des processus est complètement revu en fonction des objectifs et de la stratégie de l'entreprise.
En chemin vers la production automatisée avec OneVision
Nos solutions d'automatisation ne sont pas figées, vos besoins non plus. C'est pourquoi nous travaillons d'abord avec vous pour décrire les processus déjà en place, déterminer ce qui doit être optimisé et comment les nouveaux processus peuvent être mis en œuvre de manière significative et intégrés aux solutions logicielles de OneVision.
Documenter les processus optimises
Les processus optimisés sont maintenant documentés. Cela semble trivial, mais c'est essentiel. Car sans documentation des processus améliorés développés en commun, les différentes mémoires se disputeront les détails au bout de peu de temps. Une documentation consciencieuse, signée par toutes les parties concernées, garantit l'accord sur l'objectif. Tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Choisir un logiciel d'automatisation
Maintenant que les processus à automatiser sont connus, vous pouvez rechercher le logiciel le meilleur et le plus adapté. De mon point de vue, le logiciel OneVision est le meilleur choix pour cette tâche dans la plupart des cas. Il est flexible, peut être adapté à différentes exigences et les clients ont des interlocuteurs directs auxquels ils peuvent s'adresser en cas de questions.
Atteindre un niveau commun de compréhension
L'automatisation et la voie vers l'automatisation doivent être discutées ouvertement et en détail avec la direction et le personnel. Changer les processus signifie changer les habitudes. Certains employés sont plus disposés que d'autres à s'adapter. Il est certainement utile d'obtenir l'adhésion des hésitants le plus tôt possible. La meilleure façon d'y parvenir est de réussir l'implementation. Le temps des victoires rapides : Ce qu'il faut, ce sont des processus qui peuvent être facilement et rapidement automatisés ou qui offrent un avantage évident et majeur par rapport à la procédure précédente. Ce sont ces processus qu'il faut automatiser en premier. Si le nouveau processus permet de réduire le nombre d'erreurs, d'accélérer la production et/ou de diminuer les coûts après un laps de temps très court, il y a peu de raisons de le bloquer.
Numériser et automatiser les processus améliorés
Commencez par un processus, un produit imprimé. Cartographiez le processus convenu à l'aide du logiciel d'automatisation choisi. Testez ensuite le résultat. Lorsque vous êtes satisfait et que les employés sont habitués au nouveau processus, il est temps d'automatiser le processus suivant.
DIY ou consultants?
Nous vous recommandons d'obtenir une aide extérieure. Chacune des étapes ci-dessus est plus efficace lorsque des experts dirigent le processus. L'évaluation sera plus précise car les experts externes examinent le processus de manière impartiale. Ayant l'expérience des processus de production d'imprimés dans d'autres entreprises, les experts peuvent fournir une bonne assistance pour définir et documenter de nouveaux processus améliorés. Les experts connaissent les logiciels professionnels qui permettent d'automatiser les processus définis de la meilleure façon possible. Bien sûr, les consultants externes coûtent de l'argent, mais les avantages en termes de qualité et de rapidité d'optimisation des processus sont très élevés. Au bout du compte, c'est payant.